Регламент Центру надання адміністративних послуг при Котелевській районній державній адміністрації

Версія для друкуВерсія для друку

                                                             ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                 Розпорядження голови

                                                  Котелевської районної

                                                  державної адміністрації

                                                  23 вересня 2014 року №  213

 

 

Регламент

Центру надання адміністративних послуг

при Котелевській районній державній адміністрації

 

І. Загальна частина

 

1.4Регламент Центру надання адміністративних послуг при Котелевській районній державній адміністрації (далі - Регламент) визначає порядок організації роботи Центру надання адміністративних послуг при Котелевській районній державній адміністрації (далі - Центр), порядок дій адміністраторів Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

 

2.4У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України „Про адміністративні послуги“.

 

3.4Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;

стабільності;

2

рівності перед законом;

відкритості та прозорості;

оперативності та своєчасності;

доступності інформації про надання адміністративних послуг;

захищеності персональних даних;

раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;

неупередженості та справедливості;

доступності та зручності для суб’єктів звернення.

 

4.4Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови Полтавської обласної державної адміністрації та Котелевської районної державної адміністрації, Положенням про Центр надання адміністративних послуг при Котелевській районній державній адміністрації, затвердженим розпорядженням голови Котелевської районної державної адміністрації від 01 жовтня 2013 року № 191, зареєстрованим в Котелевському районному управлінні юстиції 04 жовтня  2013 року за № 8/202 (далі – Положення про Центр) та цим Регламентом.

 

ІІ. Вимоги до приміщення, в якому розміщується Центр

 

1.4Центр розміщується в центральній частині селища, зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою за адресою: селище Котельва, вулиця Жовтнева, 221.

На вході до будівлі розміщується інформаційна вивіска з найменуванням Центру та графіком його роботи.

Графік роботи Центру затверджує голова Котелевської районної державної адміністрації, з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

3

          Вхід до приміщення, де знаходиться Центр облаштовується пандусом для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

          На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.

 

2. Приміщення Центру поділяється на відкриту та закриту частини. У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до такої частини Центру.

Відкрита частина включає:

сектор прийому;

сектор інформування;

сектор очікування;

сектор обслуговування.

Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі за адресою: селище Котельва, вулиця Жовтнева, 221.

Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв`язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).

Вхід до закритої частини Центру суб’єктам звернення забороняється.

Закрита частина Центру розміщується на першому поверсі будівлі за адресою: селище Котельва, вулиця Жовтнева, 221.

 

3. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення Центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи Центру.

 

4. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб`єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

4

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі наявності – інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять

актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефоном  та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

 

5. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштовується в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.

 

6. Сектор обслуговування утворюється за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора Центру.

 

7.4 Площа секторів очікування та обслуговування є достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів Центру. Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить 50 квадратних метрів.

 

8. На інформаційних стендах розміщується інформація, зокрема, про:

найменування Центру, його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб - сайту, електронної пошти;

графік роботи Центру (прийомні дні та години, вихідні дні);

перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

строки надання адміністративних послуг;

бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

5

 

платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

супутні послуги, якщо такі надаються в приміщенні Центру;

прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

користування інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності);

Положення про Центр;

Регламент Центру.

 

9.4Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, розміщується в доступному та зручному для суб’єктів звернення місці.    

Адміністративні послуги в переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг.

 

10.4Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах - накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.

 

11.4Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів.

 

12.4На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у Центрі надаються адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

 

ІІІ. Інформаційна та технологічна картки

адміністративних послуг

 

6

1. Голова Котелевської районної державної адміністрації, а також керівник Центру  вносять суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

 

2.4У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це голову Котелевської районної державної адміністрації, а також керівника Центру, готує пропозиції  щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

 

IV. Інформаційна робота Центру

 

          1. Надання допомоги суб`єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення у Центрі здійснюють адміністратори та керівник Центру.

 

2. Адміністратори  Центру також:

інформують за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;

консультують суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

надають іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення.

 

3. Котелевська районна державна адміністрація створює та забезпечує роботу веб - сторінки Центру на своєму офіційному веб – сайті Котелевської

7

районної державної адміністрації (далі – веб - сторінка Центру), де  розміщується інформація, зазначена у пункті 8 розділу ІІ цього Регламенту, а також відомості про місце розташування Центру, найближчі зупинки  громадського   транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.

 

4. У приміщенні Центру (в тому числі на інформаційних терміналах, у разі їх наявності) та на веб - сторінці Котелевської районної державної адміністрації розміщується актуальна і повна інформація.

Інформація на веб - сторінці Центру є зручною для пошуку та копіювання.

 

5.4Суб’єктам звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг Центром у спосіб, аналогічний способу звернення.

 

V. Керування чергою в Центрі

 

1.4З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

 

2.4У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором Центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою передбачає персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

 

 

8

 

3.4У Центрі здійснюється попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис здійснюється шляхом особистого звернення до працівника Центру або через засоби телефонного зв’язку. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвались шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником Центру години. У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більше, ніж на 5 хвилин, попередній запис анулюється. У цьому випадку суб’єкт звернення подає документ у загальному порядку або записується на певну дату та час повторно.

 

 

VI. Прийняття заяви та інших документів у Центрі

 

1.4Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.

 

2.4Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України „Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності“.

 

3.4Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центр особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою

 

 

9

(рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

 

4.4У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

 

5.4Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

 

6.4Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

 

7.4Адміністратор Центру складає опис вхідного пакету документів, у якому зазначається інформація про реєстраційний номер заяви та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках, за формою наведеною у додатку 1 до цього Регламенту.

 

8.4Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора Центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий  примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення у Центрі електронного документообігу - в електронній формі.

10

9.4Адміністратор Центру під час отримання вхідного пакета документів  з’ясовує прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій  або електронній формі.

 

10.4Адміністратор Центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів. Форма журналу реєстрації заяв отримання адміністративних послуг додається до цього Регламенту (додаток 2).

 

11.4У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (або його від скановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.

 

12.4Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру формує справу у паперовій або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання або сканування.

 

13.4Інформацію про вчинені дії адміністратор Центру вносить до листа про проходження справи у паперовій або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб'єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів),

 

11

необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб'єктів надання адміністративних послуг.

Форма листа про проходження справи додається до цього Регламенту (додаток 3).

 

VII. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

 

1.4Після вчинення дій, передбачених пунктами 1-13 розділу VI цього Регламенту, адміністратор Центру невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надсилає (передає) вхідний пакет документів суб'єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб'єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.

 

2.4Передача справ у паперовій формі від Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки працівником Центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв'язку або в інший спосіб.

 

3.4Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

 

4.4Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами Центру відповідно до розподілу обов'язків за рішенням керівника Центру.

12

5.4Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Центру невідкладно інформує про це керівника Центру.

 

VIII. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

 

1.4Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру, про що зазначається в листі про проходження справи з надання адміністративної послуги.

 

2.4Адміністратор Центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб'єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій або електронній формі.

 

3.4Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред'явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його

 

 

 

 

 

 

 

Наверх ↑